Grip, efficiëntie en meer dan 750 blije medewerkers’: KOSMO’s succes met SDB Planning

KOSMO groeit hard en wil haar dienstverlening naar een hoger niveau tillen. Als organisatie die kinderen van 0 tot 13 jaar ondersteunt, is het essentieel om de juiste mensen op de juiste plek te hebben. Met 56 vestigingen en bijna 900 medewerkers vraagt dat om software die meebeweegt met hun ambities en werkwijze. Waar eerdere oplossingen functioneel waren in een andere fase, zijn nu meer inzicht, sturing en gebruiksgemak nodig. KOSMO zocht naar een systeem dat past bij hun huidige schaal, ambities en manier van werken. Daarom kozen ze voor SDB Planning: een toekomstbestendige oplossing waarmee ze grip creëren op de planning en medewerkers optimaal kunnen ondersteunen. Marleen Oude Weernink (functioneel beheerder) en Diamaris Raymann (teamleider HR en projectleider voor de implementatie van SDB Planning) delen hun ervaring over de overstap naar SDB Planning.

De uitdaging: een systeem dat niet meer voldeed
Het oude systeem kon de groei van KOSMO niet bijbenen. Het was tijd voor een oplossing die meer controle en inzicht bood en processen kon professionaliseren.

“Rapportages en koppelingen met andere applicaties waren beperkt. Medewerkers moesten elke week zelf hun uren indienen, waardoor we als organisatie minder grip hadden. We wilden onze data beter benutten voor efficiëntere sturing.” – Marleen

De oplossing: uniform werken en minder handmatige invoer
Met SDB Planning heeft KOSMO een gestroomlijnd en gebruiksvriendelijk proces voor alle vestigingen.

“We werken toe naar een uniforme werkwijze op alle vestigingen, met zo min mogelijk handmatige invoer door de planners op de groepen. Dit maakt het werk voor iedereen makkelijker en efficiënter.” – Diamaris

Het resultaat: meer controle en efficiëntie
SDB Planning geeft KOSMO de regie terug, waarbij planning in Excel en op papier tot het verleden behoren.

“Planners maken de digitale roosters en medewerkers reageren via de SDB Octopus app. Voorheen moesten zij hun gewerkte uren zelf invoeren, wat ons minder inzicht en controle gaf. Nu zijn we als organisatie in control.” – Diamaris

Sterke koppelingen met andere systemen
Integratie of goede koppelingen met het HR- en salarissysteem, het Kind Informatie Systeem en de Business Intelligence oplossing.

“We hebben nu meer inzicht in personeelsinzet, kind aantallen en personeelstekorten. Dit helpt ons efficiënter en strategischer te plannen.” – Marleen

Gebruiksvriendelijke app voor medewerkers
Voor de meer dan 750 pedagogisch medewerkers biedt de Octopus app meer werkplezier en minder administratie. De app maakt het mogelijk om eenvoudig wijzigingen door te voeren en het rooster snel in te zien.

“Geen handmatige urenregistratie meer, eenvoudig wijzigingen doorvoeren via de app en een soepele adoptie dankzij op maat gemaakte instructievideo’s door SDB. Dit verhoogt het werkplezier voor al onze medewerkers enorm.” – Marleen

Ook de mogelijkheid voor medewerkers om hun beschikbaarheid en verlof eenvoudig door te geven via de app is een groot voordeel.

“Medewerkers geven heel makkelijk hun beschikbaarheid en verlof door via de app en zijn enthousiast over het invullen van openstaande diensten. Ook zien zij in één oogopslag hun rooster en dat van andere groepen. Het helpt ook heel goed bij de inzet van studenten.” – Diamaris

Betere samenwerking en meer flexibiliteit
Planners hebben meer controle over de bezetting op hun groep(en) en zetten eenvoudig openstaande diensten uit onder medewerkers van de eigen en andere groepen.

“Openstaande diensten worden nu veel sneller ingevuld door de snelle uitrol van de roosters en alle mogelijkheden van de Octopus app, zonder losse communicatiekanalen zoals WhatsApp. Dit heeft geleid tot veel minder diensten die open blijven staan en een efficiëntere inzet van ons personeel. Daardoor hebben wij tot op heden de Flexmodule nog niet in gebruik genomen.” – Marleen

Een soepele implementatie zonder stress
De overstap naar SDB Planning verliep gestructureerd en zonder tegenslagen.

“Dankzij de goed georganiseerde implementatie, duidelijke trainingen en korte lijntjes verliep alles naar wens. Medewerkers waren goed voorbereid en kregen de juiste ondersteuning vanuit SDB en KOSMO.” – Diamaris

“De aandacht die we het hebben gegeven, het projectleiderschap van Diamaris en Willem Jan de Bloois (de andere projectleider) en de twee fases heeft het tot een succesvolle implementatie geleid.” – Marleen

Een betrouwbare samenwerking met SDB
De aandacht vanuit KOSMO en de samenwerking met SDB bleken van groot belang voor een succesvolle implementatie.

“De samenwerking met SDB was ontzettend prettig. Dankzij de korte lijntjes konden we snel schakelen en werden vragen direct opgepakt en opgelost, wat veel rust gaf in het proces. Jullie betrokkenheid en expertise zorgden voor een soepele implementatie, waarbij onze medewerkers door trainingen en incheckmomenten snel gewend waren aan het nieuwe systeem.” – Diamaris

Waarom zou een kinderopvangorganisatie moeten kiezen voor SDB Planning?

“SDB Planning biedt betrouwbare en uitgebreide stuurinformatie, naadloze integraties met andere systemen en een gebruiksvriendelijke ervaring voor zowel planners als pedagogisch medewerkers. En natuurlijk: meer dan 750 blije medewerkers, dat is het mooiste wat je kunt wensen!” – Marleen en Diamaris