Hallo Neem gerust contact met ons op voor meer informatie!

Van vervlogen tijden naar toekomstige toepassingen met diensturensoorten

Het meest gelezen A4’tje op de koelkast van een zorgafdeling! Nog steeds?

 

Van vervlogen tijden naar toekomstige toepassingen
Door Sierik Knol, Product Owner SDB Planning

 

Ver voordat ik in de medewerkersplanningsoftware begon te werken was het rooster op de zorgafdeling al belangrijk. Zijn al mijn contracturen wel ingepland? Heb ik nog recht op een vakantiedag? Met wie werk ik samen en welke dienst heb ik? Dit soort vragen speelden in de gedachten van de zorgmedewerker.

 

Tijdens de digitale revolutie kon medewerkersplanning niet achterblijven. Alles kon slimmer en meer digitaal. In veel gevallen een voordeel, maar software bracht ook nadelen met zich mee. Deze revolutie heeft ervoor gezorgd dat te werken diensten bijvoorbeeld ‘A’ diensten zijn gaan heten. Waarom? Omdat het anders in het kleine vakje op het beeldscherm of print niet zichtbaar was.

 

De afgelopen decennia heeft medewerkersplanning heel wat fasen doorlopen. De transitie van contracturen wegplannen, naar zorgvraag gestuurd roosteren. Men was gewend om de medewerkers contracturen precies in te plannen en niet te roosteren vanuit zorgvraag. Om dit in goede banen te leiden is flexibilisering en capaciteitsmanagement ingebouwd in de software. Medewerkersplanning is veel meer een onderdeel geworden van een integraal proces. Hierbij is medewerkersplanning de schakel van zorgvraag tot salaris uitbetaling.

 

Het is vanzelfsprekend dat er naadloos wordt aangesloten op de salarisuitbetaling. Berekening van onregelmatigheidstoeslag, overwerk en verschoven diensten…het bijhouden van het urenmanagement, Caoeisen en vakantiebudgetten. Het is allemaal met elkaar verweven. Wat begon met een dienst in een rooster is inmiddels een slimme combinatie van diensten die vanuit het rooster doorwerken naar verschillende tellingen voor allerlei doeleinden.

 

Die slimme combinatie waar bestaat die uit? Eerlijk gezegd is dit niet de dienst zelf, maar de dienst in combinatie met de diensturensoort, zoals wij die noemen. De diensturensoort bepaalt of verlof, vakantie, ziekte, bereikbaarheid, werken bij bereikbaarheid moet worden doorgerekend naar salaris of urenmanagement. Een ander actueel voorkomend voorbeeld is bijvoorbeeld ‘thuis werken’, in dit geval moet reiskostenvergoeding worden uitgesloten van afgifte naar de salaris uitbetaling 

Tegenwoordig zie ik nog een extra toegevoegde waarde van de diensturensoort. Het is overduidelijk dat de gegevens uit een rooster van enorm belang zijn in de keten van bedrijfsinformatie en digitalisering. Enkele voorbeelden:  

 

– Niemand vindt het leuk om gegevens meerdere keren in verschillende systemen in te voeren. Eenmaal invoeren dat daar gaat het om! Het overnemen van registraties vanuit het elektronisch cliënten dossier ECD naar de medewerkersplanning is zo’n voorbeeld waarbij via een diensturensoort wordt gekoppeld en handmatige overtyp acties niet meer nodig zijn. Er zijn organisaties die hiermee honderden uren kunnen besparen. Zorgmedewerkers krijgen ineens weer tijd voor hele andere taken.

 

– Privacy is belangrijk. Gelukkig is er de diensturensoort in het rooster…. Doordat de diensturensoort ‘werken op locatie’ is ingericht is het erg eenvoudig om de planning ter beschikking te stellen aan de applicatie waarin het zorgplan wordt bijgehouden.
Hiermee wordt bij enkele van onze klanten toegang tot de zorgdossiers toegestaan tijdens werkuren. Ben je niet aan het werk, dan is er ook geen toegang.

 

– De diensturensoort wordt ook steeds meer gebruikt bij het specificeren van een dienst. Voorheen was alleen aanwezigheid met een begin en een eindtijd belangrijk. Inmiddels kan binnen de dienst, naast de directe zorg taken, tijd worden geboekt voor indirecte taken en voorwaardelijke taken. Bijvoorbeeld dossiers bijwerken, overdracht of voorwaardelijke taken zoals roostertijd of opleidingsuren. Door de toepassing van diensturensoorten in het rooster en opgestelde capaciteitsplanningen/ begrotingen kan eenvoudig een vergelijking worden gemaakt tussen inschattingen en werkelijkheid.

 

– Waar vroeger vooral medewerkers benieuwd waren naar de te werken diensten zijn inmiddels managers en planners minstens zo nieuwsgierig. Hoeveel directe uren zijn vandaag ingepland of hoeveel medewerkers zijn met verlof. Alles kan tegenwoordig worden getoond in dagtellers die op slimme wijze kunnen worden ingericht door de planner zelf.
Door de toepassing van diensturensoorten zijn allerlei dwarsdoorsneden van het rooster mogelijk en kan zonder rekenmachines direct worden getoetst waar problemen ontstaan en hoe ze kunnen worden verholpen.

 

Bovenstaande is nog maar een kleine greep uit de toepassingsmogelijkheden van de gegevens uit het rooster die toekomstig binnen en buiten de planningsapplicatie gebruikt kunnen gaan worden. Ik ben van mening dat we aan de vooravond staan van een volgende revolutie. Van wat eens begon als papiertje op de koelkast naar een integratie oplossing die zorgvraag en de organisatorische keten in de zorginstelling bij elkaar brengt.