Viattence | Autorisatie op basis van planning

Autorisatie op basis van planning: een verademing!

“De functionaliteit ‘autorisatie op basis van planning’ sluit volledig aan bij onze doelstelling om medewerkers op een makkelijke manier toegang te geven tot de juiste cliënten.  Het is een service die we willen bieden aan onze eigen medewerkers en de flexmedewerkers.  Cliëntinformatie wordt toegankelijk, daar waar nodig!”.  Aan het woord is Elza de Haan, interim programmamanager ICT bij Viattence.

Autorisatie in het SDB ECD op basis van planning in SDB Planning

Viattence gebruikt sinds begin dit jaar de functionaliteit in SDB ECD waarbij de toegang tot cliënten volledig geautomatiseerd wordt bepaald door de dienst die de betreffende medewerker uitvoert.  Een medewerker wordt in SDB Planning op een bepaalde organisatorische eenheid gepland en krijgt daarmee in SDB ECD toegang tot de zorgdossiers van cliënten die daar in zorg zijn.  “Het was nog een beetje experimenteren met hoeveel tijd je de medewerkers voorafgaand aan en na afloop van de geplande dienst toegang geeft, maar dat werd al snel duidelijk”, gaat Elza verder.

“Het is vooral heel erg handig bij medewerkers uit de zogenaamde flexpool”, vult Cor Kwakkel aan, applicatiebeheerder SDB ECD bij Viattence. “Deze zorgverleners worden overal ingezet dus een organisatie brede autorisatie was tot voor kort een noodzaak.  Nu wordt die autorisatie volledig afgeleid op basis van de planning.  Voor vaste medewerkers hebben we gekozen voor een combinatie van klassieke autorisatie (op de locatie/woongroep waar de medewerker vast in dienst is) en autorisatie op basis van planning.  Mocht die medewerker dan toch eens halsoverkop moeten bijspringen op een andere locatie/woongroep, dan is dat automatisch geregeld!”.

Tijdwinst en efficiëntie

Waarom geen organisatie brede toegang tot het ECD van alle cliënten, op basis van vertrouwen?  Elza: “Vertrouwen is één van de vier kernwaarden binnen onze organisatie en is dus altijd het uitgangspunt.  Maar … maak het een zorgverlener zo makkelijk mogelijk.  Je wil een medewerker niet onnodig laten zoeken in een lijst met heel veel cliënten als je ook kunt beperken door middel van autorisatie op basis van planning.  Dat leidt tot tijdswinst en efficiëntie.  Bovendien gaan we op deze manier nóg veiliger om met de cliëntgegevens.  Zie het als een win-win: je beperkt de toegang tot cliënten zonder daarin beperkend te zijn!  Ik vind het fantastisch: geen overtollige informatie, minder uitleg benodigd, meer tijd om zorg te leveren!”.

Zien Elza en Cor nog uitdagingen?  Cor: “Een verbeterpunt waar we samen met SDB Groep nog naar kijken, is de autorisatie voor medewerkers die ’s nachts zorg leveren.  Zij worden voor een bepaalde woongroep ingepland maar zijn over alle woongroepen mogelijk actief.  In bepaalde situaties is dus toch een bredere autorisatie gewenst.”.  Elza: “Wij maakten ons in het begin ook een beetje zorgen over de planning zelf: is het proces dusdanig consistent dat een medewerker op tijd is ingepland?  Maar die zorg bleek ongegrond.  Het is fijn om te zien dat de toegang tot het ECD van cliënten zo natuurlijk verloopt en daarbij ook nog een verlichting betekent op het vlak van beheer.”.

Een positieve ervaring

Op de vraag of medewerkers deze gewijzigde autorisatiemethodiek als positief ervaren, antwoordt Cor: “Ik krijg de laatste tijd regelmatig het compliment van medewerkers over de snelheid waarmee ik hen van autorisatie in SDB ECD voorzie.  En dat terwijl ik er letterlijk niets meer voor hoef te doen!  Eerder gebeurde het wel eens dat een medewerker aan de bel trok omdat hij/zij geen toegang had tot het dossier van een cliënt.  Dat is verleden tijd!  De communicatie die vroeger noodzakelijk was om medewerkers tijdig van de juiste autorisatie te voorzien is dankzij autorisatie op basis van planning verdwenen.”